Информационная составляющая документа

АНАЛИЗ ПАРАМЕТРОВ ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ

Методические указания к практическим занятиям по дисциплине

«Документоведение»

Направления:

090900.62 «Информационная безопасность», 210700.62 «Инфокоммуникационные технологии и системы связи»

Киров 2012

Печатается по решению редакционно-издательского совета

Вятского государственного университета

УДК 621.396.6

Рецензент: кандидат технических наук,

доцент кафедры АТ В.И. Семеновых

Составитель кандидат технических наук,

доцент кафедры РЭС П.С. Епифанов

Редактор Е.Г. Козвонина

Подписано в печать Усл. печ. л.

Бумага офсетная Печать копир Aficio 1022

Заказ № Тираж Бесплатно

Текст напечатан с оригинал-макета, представленного составителем.

610000, г. Киров, ул. Московская, 36.

Оформление обложки, изготовление – ПРИП ВятГУ.

Общие сведения

Функции документа

Каждый документ обладает определёнными функциями, отражающими его целевую направленность. Изучение функций позволяет:

- определить подлинную цель создания документа и заключённой в нём информации;

- понять роль документа в социальной структуре, в системе экономических и социально-политических связей;

- повести чёткую научную классификацию документов;

- сформулировать требования к содержанию и форме, а также к технологиям создания и обработки документов;

- создать теоретическую базу документооборота в управлении.

Знание функций документа позволяет определить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ (для студентов, специалистов и др.) назначение документа, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нём, вид и тип документа.

Документ – многофункциональный объект, выполняющий несколько взаимосвязанных социальных функций. Эти функции делятся на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Главная функция документа – хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве. Документ создаётся для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная ёмкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объёме документа. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации.

Коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью её сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определённым видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая (регулятивная) функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловыедокументы).

Познавательная (когнитивная) функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат, патент и др., т. е. научные документы).

Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, авступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов (литературно-художественное, научное издание, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать её от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особо ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, компакт-диски, грампластинки и т. п.).

К специальным функциям документа также относятся статистическая, источниковая, подтверждения авторского авторитета, и др.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, что не исключает доминирующей роли одной из них (например, учебник – учебная, указ – правовая, афиша – рекламная).

Информационная составляющая документа

Документ создаётся для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Документ организует и систематизирует информацию, представляет её в фиксированном виде. Информация в документе подаётся в определённом порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

В документе информация и носитель взаимосвязаны. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

Социальная информация – способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщённо социальная информация – это сведения, предназначенные для передачи в обществе. Является объектом изучения документоведения, а также других наук документно-коммуникационного цикла.

По социальному назначению информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая предназначена для всех членов общества, и делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная предназначена для отдельных социальных групп (в частности, специалистов), делится на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и др. виды.

По способу отражения информации человеческим сознанием информация в документе делится на логическую и эстетическую.

Логическая информация – результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. В познавательной деятельности информация – научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познаватеньная. В практически-преобразующей информация – технологическая, организационно-производственная, управленческая.

Эстетическая информация – результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В соответствии с различными физиологическими особенностями восприятия распространяется различными видами искусства. После фиксации на соответствующих материальных носителях получаются различные виды документов, циркулирующие преимущественно в сфере искусства. Логическая и эстетическая информация могут быть взаимосвязаны.

По способу распространения информация бывает: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопубликованная (не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).

По степени переработки: первичная (содержит непосредственные результаты, например НИР) и вторичная (полученная в результате переработки первичной информации).

По отраслевому делению: техническая, правовая, медицинская, биологическая, историческая, и др.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: