Составление учетных документов в архиве

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены не­брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни­какой сводной статистики получить не удастся.

Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпа­дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи­мости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, переда­ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­теля дела.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави­симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный же архив поступают только доку­менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по­ступлений.

Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку­ментов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи­мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи­санных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, доку­ментов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко­пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све­дения:

о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;

условиях хранения материалов;

видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса­ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государствен­ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­зации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количе­стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года со­держит значительно большее число показателей и состоит из сле­дующих разделов, которые показывают его состав и объем:

архивные материалы;

страховой фонд копий;

научно-справочный аппарат;

условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового ката­лога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архи­вах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесе­ния изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога. Для этого они присылаются в органы управления архивным делом субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций — источников комплектования на 1 декаб­ря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

всего по профилю архива;

негосударственных организаций;

государственных организаций, а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инст­рукций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного учета в государствен­ных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и от­раслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Рос­сийской Федерации последовательно представлено в графичес­ком варианте на рис. 7—11.

Рис. 7. Движение документов централизованного для государственных архивов, музеев и библиотек

Рис. 8. Движение документов централизованного учета для отраслевого фонда

Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений

Рис. 10. Движение документов централизованного учета для АФ Российской академии наук

Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: