Сделай Сам Свою Работу на 5

Формы использования архивных документов

Формы использования архивных доументов — это определен­ные информационные услуги, выполняемые архивами по каж­дому направлению использования. По каждой форме использо­вания, как правило, составляются определенные информаци­онные документы. Основными формами использования в архи­ве являются:

информационное обеспечение организаций, структурных под­разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

публикация документов;


информационные мероприятия в научных и культурно-просве­тительских целях (выставки документов, использование докумен­тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс­курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Формы использования в государственном и ведомственном ар­хиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федераль­ной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнооб­разнее. Однако технологии, например методика исполнения запро­сов, отличаются мало.

Рассмотрим подробнее каждую из форм использования. Информационное обеспечение пользователей.Эта форма исполь­зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис­полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов.Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе со­циально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государствен­ные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, !р котором сформулирована тема, географические и хронологи­ческие рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов: I тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет­ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

социально-правовые (направленные на обеспечение прав и ин­тересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап­росы:

о трудовом стаже; размере заработной платы; службе в вооруженных силах;

участии в Великой Отечественной войне 1941 -1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера­нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на­хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин­граде и др.;

пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны; работе в годы Великой Отечественной войны;


нахождении на излечении, состоянии здоровья;

награждении, присвоении званий;

образовании, учебе;

репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

рождении, смерти, браках и других актах гражданского состо­яния;

творческой деятельности и авторских правах;

имущественных и наследственных правах и др.;

консульские, направленные на защиту законных прав и инте­ресов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том чис­ле российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью со­циально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организа­ции, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Кре­ста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

прием запроса и работа с заявителем;

поиск запрашиваемой информации;

составление и выдача заявителям ответов на запросы.

При п р и е м е з а п р о с а необходимо уделить большое вни­мание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению запроса.

Наконец, если запрос относится к категории платных, следует в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например:

«Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной ус­лугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить значительную сумму».

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для исполь­зования в служебных целях, а также за научно-техническое ин­формирование организаций системы Росархива и др. Тематичес­кие запросы граждан, как правило, выполняются за плату.

Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосред­ственно касается1.

Подробнее о перечне платных услуг архива будет сказано в разделе, посвя­щенном информационному маркетингу.


При п о и с к е з а п р а ш и в а е м о й и н ф о р м а ц и и очень важно помнить о сроках исполнения.

Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или Предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие зап­росы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.

Срок исполнения запроса, требующего обращения к докумен­там архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

Особое внимание следует уделять социально-правовым запро­сам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных ре­зультатах работы по поиску документов.

В приоритетном порядке исполняются запросы органов госу­дарственной власти, управления, суда и прокуратуры о получе­нии информации, необходимой для их деятельности.

Для повышения результативности поиска необходимо: во-пер­вых, совершенствовать систему архивных справочников по лич­ному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, под­вергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиями внутренней и внешней политики.

При с о с т а в л е н и и и выдаче заявителям ответов на з а п р о с ы архив предоставляет ответы в виде следующих ин­формационных документов:

архивной справки;

архивной копии;

архивной выписки;

информационного письма;

тематического перечня документов;

тематической подборки;

тематического обзора документов.

Архивная справка — документ, подготовленный и заверен­ный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (под­тверждающий или не подтверждающий) информацию об имею­щихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра).

Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа,


 




относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

Архивная выписка — это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготов­ленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.

Информационное письмо — это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граж­дан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетичес-кой переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки доку­ментов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов — систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поис­ковых данных.

Тематическая подборка документов — комплект копий доку­ментов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов — информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в раз­деле, посвященном научно-справочному аппарату.

Подготовка этих информационных документов очень трудо­емка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде пе­речня, подборки или обзора, как правило, происходит по ини­циативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к чис­лу платных услуг. Объем работы, вид информационного спра­вочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

В соответствии с законодательством помимо архивных спра­вок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть вы­даны подлинные документы из архивных дел. Для этого гражда­нину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением ко­торой является архив). Решение о выдаче подлинных докумен­тов осуществляется этими должностными лицами всегда в со­ответствии с законодательством РФ. Так, граждане имеют пра­во на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близ-184


г

| кого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно­- следственных дел конфискованных у них творческих материа­лов, дневников, рукописей и т.д. К сожалению, это очень обед­няет архивные фонды, так как сохранность выданных докумен-Iтов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архиви-| стов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только Iпосле их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.

Инициативное информирование учреждений и организаций, струк­турных подразделений о документах архива по профилю их деятель­ности.В отличие от исполнения запросов организаций и граждан Iтакая форма использования архивных документов, как инициа-Iтивное информирование, осуществляется самим архивом без об­ращения потребителя. Выявление документов производится в рас-Iчете на потенциального потребителя информации. Второе отли-f чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями | информации при инициативном информировании являются ис-I ключительно юридические лица: для государственного архива — органы государственной власти, управления и местного самоуп-\ равления, научные и общественные организации, зарубежные на-| учные и культурные организации; для ведомственного архива — руководство организации, руководители структурных подразде-Iлений, а также другие организации, документы о деятельности Iкоторых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соот-fветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо \ выявить круг постоянных потребителей информации или катего­рий потребителей информации. Для этого следует изучить резуль-I таты анализа интенсивности и эффективности использования до-Iкументов за предшествующие годы. При этом не стоит привязы-\ ваться к конкретным учреждениям: если администрация одного [ административного округа запросила подборку об истории дорож-[ ного строительства, возможно эта информация понадобится и другой администрации. Особое внимание следует обращать на те­' матику работы иностранных исследователей и организаций, по [ заданию которых они работают.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль­ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио-[ дики («Ведомости», «Информационные бюллетени...»), планы ; разработки законопроектов и решений местных законодательных '[ органов, перспективные программы развития предприятий и т. п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам уч­; реждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации.


Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производит­ся уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в го­сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав­ляется и н ф о р м а ц и о н н о е письмо (см. выше). От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с ука­занием их стоимости. В архиве также может быть составлен тема­тический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоем­кость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользо­вателем, получив его отклик на инициативное письмо архива.

Но главным результатом работы по инициативному информи­рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­каза на копирование информации, когда потенциальный потре­битель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим резуль­татом работы по инициативному информированию является по­вышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.

Т а к и м образом, в современных условиях инициативное инфор­мирование осуществляется по согласованию с потребителем ин­формации, как правило, в целях реализации совместных проек­тов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных до­говоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, иници­ативное информирование возлагается на нее.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы.В государственном архиве для пре­доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­вочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодо-кументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников орга­низации и других пользователей осуществляется либо в специаль­ном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен-186


ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изу­чить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взи­маться за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, сроч­ность и с п о л н е н и я запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте.

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай­те архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного ар­хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис­следователей в читальных залах государственных архивов, утвер­жденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого • пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами \ работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра­боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли­шения права пользования читальным залом до уголовной ответ­ственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.Удов­летворению информационных запросов пользователей служит и та­кая форма использования документов, как выдача подлинных доку­; ментов и дел во временное пользование. Подлинные дела и доку-Iменты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра-[ нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности \ или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фон-[ дов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во : временное пользование на основании запроса (заявления) фондо-образователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы [ (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

Особое внимание следует обратить на обеспечение сохран-Iности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во вре-[ менное пользование, в котором перечисляются шифры выда-187




©2015- 2017 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.