Вторичная обобщающая информация

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы:

ü работы архива по формам использования по годам;

ü количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;

ü категорий потребителей информации по годам;

ü тематики исследований по годам;

ü количества публикаций по видам;

ü количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;

ü количества выданных копий по годам.

Аналитические обзоры

Итоговой аналитической информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

Анализ использования архивных документов проводится на ос­нове изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей:

ü количество обращений пользователей в архив за год;

ü количество обращений пользователей по целям использования за год;

ü категории потребителей информации.

Отдельным показателеминтенсивности использования доку­ментов является число обращений:

ü к хронологическим группам документов;

ü разным темам исследования;

ü разным видам исторических источников;

ü к каждому фонду за год;

ü к фондам разных категорий за год.

Эффективность использованияизучается на основе показателей:

ü количественных — отношение количества единиц хранения в ар­хиве к количеству использованных единиц хранения, отноше­ние количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к ко­торым архив обратился с информационными письмами, к коли­честву учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов;

ü неколичественных — качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу);

ü абсолютных — количество публикаций, ссылок, копий, связан­ных с документами архива.

Вопрос Информатизация архивного дела

Понятие информатизации

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптималь­ных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресур­сов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле

В архивной системе Федеральная архивная служба РФ опреде­ляет политику информатизации в области архивного дела, ор­ганизует создание отраслевых и межотраслевых информацион­ных сетей и баз данных.

Информатизация осуществляется на основании следующих документов:

ü Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;

ü Регламент государственного учета документов Архивного фон­да РФ, принятый Росархивом в 1997 г.

В соответствии с ними принята единая система информатиза­ции архивного дела в России.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе ар­хивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объекты информатизации

Объектами информатизации являются:

ü комплектование архива;

ü экспертиза ценности документов;

ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Цели информатизации

Основные цели информатизации:

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;

ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ü формирование автоматизированных учетных и научно-спра­вочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

Основные направления информатизации:

ü организация учета документов Архивного фонда РФ;

ü учет фондообразователей, информационная поддержка определе­ния состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ü совершенствование использования документов путем организа­ции запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования до­кументов, учета выдачи дел потребителям, составления и вы­дачи архивных справок, использования документов;

ü формирование страхового фонда и фонда пользования;

ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных техноло­гий баз данных, содержащих копии документов, сборники архив­ных документов, справочно-информационные издания;

ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов

Этапы организации внедрения информационных технологий:

ü изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информа­тизации;

ü разработка технического задания;

ü поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора;

ü заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;

ü создание, установка, адаптация программы;

ü сертификация и регистрация программного продукта;

ü поддержка и обслуживание системы

8 ВОПРОС. Технотронные архивы

Понятием виды технотронных архивов

Технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные ви­ды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа. Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный доку­мент, созданный кинематографическим способом.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информа­цию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Видеодокумент — документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

Научно-техническая документация — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также на­правления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. По­скольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традици­онной документацией.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: