Сделай Сам Свою Работу на 5

Тема 5. РАБОТА СО СПИСКАМИ (БАЗАМИ ДАННЫХ)

Цель работы: овладеть навыками работы со списками (базами данных) в Excel, освоить средства сортировки, поиска и фильтрации данных, а также формирования промежуточных итогов.

 

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЭТ В ВИДЕ СПИСКА

Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Данные, организованные в список, в терминах Excel часто называются базой данных (БД). При этом строки таблицы называются записями базы данных, а столбцы - полями. Чтобы преобразовать таблицу Excel в список, необходимо присвоить столбцам таблицы имена, которые будут использоваться в качестве имен полей. Имена полей должны располагаться в первой строке списка, причем каждое имя - в одной ячейке (при этом возможен перенос по словам).

Строки списка должны содержать данные одного типа. Рекомендуется отделять список от других данных на рабочем листе (в том числе от итоговой строки) хотя бы одной пустой строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при сортировке данных или выполнении фильтрации.

 

СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ СПИСКОВ В EXCEL

Excel предоставляет различные возможности и функции обработки списков:

• сортировка данных списка по одному или нескольким ключам сортировки (не более трех);

• поиск данных с использованием формы данных;

• отбор записей из списка с использованием автофильтра и расширенного фильтра;

• получение промежуточных итогов по группам записей.

 

СОРТИРОВКА ДАННЫХ

Список можно отсортировать по алфавиту, по числовому значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля.

Чтобы отсортировать список, следует:

· выделить область списка. Для этого достаточно указать одну ячейку списка. После подачи команды сортировки Excel автоматически выделит весь список. Однако в этом случае итоговая строка списка (если она не отделена от списка пустой строкой) также будет включена в сортировку;

· задать Данные - Сортировка;

· в диалоговом окне Сортировка в группе Сортировать по определить ключ сортировки (Ключом сортировки является столбец, по которому Excel должен отсортировать данные) и указать направление сортировки: по возрастанию или по убыванию;

· Установить флажок Мои данные содержат заголовки;

·

· нажать кнопку ОК.

Для выполнения быстрой сортировки (по одному ключу) используются кнопки на панели инструментов Стандартная: -по возрастанию и - по убыванию. Ключом сортировки в этом случае является столбец с текущей ячейкой.

Excel дает возможность проводить сортировку по нескольким ключам. Многоуровневая сортировка выполняется в том случае, если в списке содержатся данные с одинаковым значением первого ключа.

Для выполнения многоуровневой сортировки следует в диалоговом окне Сортировка диапазона в группе Затем по указать второй, а в группе В последнюю очередь, по - третий ключ сортировки.

 

 

ОТБОР ЗАПИСЕЙ ИЗ СПИСКА

С помощью фильтров можно выводить на экран и просматривать данные списка, которые удовлетворяют определенным условиям. Быстро и удобно можно просматривать нужные записи с помощью автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью расширенного фильтра.

Автофильтр - это средство, предназначенное для отбора записей БД по заданным критериям. Выходные данные при этом отображаются в области самой базы данных (на том же месте). Записи, которые не удовлетворяют условиям фильтрации, на экран не выводятся.

Чтобы установить автофильтр, следует:

• выделить область БД;

• задать Данные – Фильтр .

Excel помещает раскрывающиеся списки непосредственно в имена полей базы данных. Щелкнув по кнопке , можно вывести на экран список всех элементов соответствующего столбца. Если выделить некоторый элемент в списке, то будут скрыты все записи БД, кроме тех, которые содержат выделенное значение. Можно задать критерии фильтрации одновременно для нескольких столбцов. Если в БД установлены критерии для автофильтра, то кнопка окрашивается в синий цвет.

Чтобы отключить фильтрацию для отдельного поля, надо выбрать в раскрывающемся списке параметр (Выделить все). Чтобы показать на экране все скрытые записи, следует задать Данные-Сортировка и фильтр- Очистить.

С помощью автофильтра можно для каждого поля задать пользовательские критерии для отбора записей БД. Например, вывести на экран только те записи, значения которых находятся в пределах заданного интервала соответствующего поля. Чтобы указать пользовательские критерии, надо в раскрывающемся списке выбрать параметр (Данные - Фильтр-Числовые фильтр - Настраиваемый фильтр), а затем в диалоговом окне Пользовательский автофильтр ввести нужные критерии.

Можно задать соединение нескольких критериев фильтрации, объединив их по И (запись появится в выходном списке тогда, когда будут выполнены все заданные условия) или по ИЛИ (в выходном списке запись появится, если будет выполнено хотя бы одно условие). В критериях можно задавать шаблоны, содержащие символы * и ?.

Для фильтрации базы данных по сложным критериям используется расширенный фильтр. Он позволяет вывести результат в другое место рабочего листа, не затронув область самой БД, а также получить фрагмент базы данных, состоящий из нескольких заданных полей.

Предпосылкой использования расширенного фильтра является наличие на рабочем листе области БД и области критериев.

Область критериев создается на том же рабочем листе, что и база данных. Для ее формирования следует скопировать в свободное место рабочего листа имена полей, по которым будет выполняться фильтрация данных, а затем в ячейках под соответствующими именами полей ввести сами критерии.

Число строк в области критериев определяется количеством критериев. Если условия поиска заданы в области критериев в одной строке, то эти условия связаны оператором И. Если же условия поиска заданы в разных строках, то они связаны оператором ИЛИ. Включение пустых строк в область критериев недопустимо, так как в этом случае будут отобраны все записи БД.

Для использования расширенного фильтра следует:

• выделить область БД;

• задать Данные – Сортировка и фильтр - Дополнительно;

• в диалоговом окне Расширенный фильтр в поле Исходныйдиапазон: указать интервал ячеек, содержащий область БД;

• поле Диапазон условий: указать интервал ячеек, содержащий область критериев;

• в группе Обработка определить, будет ли фильтрация списка выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа. В последнем случае в поле Поместить результат в диапазон: необходимо задать интервал ячеек, где предполагается разместить отфильтрованные записи (достаточно указать первую ячейку выходного интервала);

• нажать кнопку ОК.

Если в диалоговом окне Расширенный фильтр установить переключатель Только уникальные записи, то повторяющиеся строки списка в области выходного документа показаны не будут.

Если в выходной документ предполагается включать не все поля списка, а только заданные, необходимо предварительно сформировать шапку выходного документа, скопировав в свободное место рабочего листа имена нужных полей.

 



©2015- 2017 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.