Аутсорсинг, клининг, трансфер.

Клининг – это профессиональная уборка, силами специализированных компаний.

Клининговые компании обеспечивают широкий спектр работ по уборке помещений. Сервис основывается на современных технологиях, организационных принципах, эффективной технике и высококачественных химических средствах. Но главным фактором качества услуг являются сотрудники, которые специально подобраны и подготовлены. Есть Заказчики, которые готовы и в настоящее время оплачивать эту услугу. Но в большинстве своем клининг в регионах - это аутсорсинг.

Аутсорсинг использование внешнего источника (ресурса) — передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Трансфер бизнес-процессов — полная или частичная передача внутреннему или внешнему субъекту полномочий по выполнению полностью или части некоторого внутреннего Процесса жизненного цикла Продукции.

В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания.

Заключение договоров по уборке офиса с клинговыми компаниями дает возможность Заказчику освободить время, которое он тратит на решение вопросов, связанных с уборкой, а именно

§ не тратить время и финансовые средства на подбор низко квалифицированного персонала,

§ не тратить время на обучение нового персонала навыкам профессиональной уборки,

§ вести постоянный контроль за качеством и процессом уборки,

§ замена персонала, в случае его внезапного невыхода,

§ оперативное реагирование на внештатные ситуации, связанные с уборкой,

§ не решать проблемы персонала, связанные с оплатой больничных листов и отпускных,

§ подбор поставщиков и закуп ТМЦ для уборки и комплектования санитарных зон,

Организация системы безопасности офиса.Наиболее важными показателями являются возраст ОП, наличие у него хорошей репутации на рынке, положительных отзывов и рекомендаций, а также серьезных и крупных клиентов (желательно из той же сферы деятельности, что и ваше). Также стоит обратить внимание на количество сотрудников, работающих в приглянувшейся вам компании, их оснащенность и подготовленность. Изучая комплекс предоставляемых услуг и, конечно, цены на них, помните: низкая стоимость должна настораживать, ведь качественная работа не может стоить дешево. Но все это при условии, что вы не хотите сэкономить на своей безопасности.

В Договоре прежде всего должен быть правильно указан сам объект охраны. Например, бывали ситуации, когда на предприятии причинялся вред работникам, а сотрудники ОП утверждали, что забота о жизни и здоровье персонала не входит в их обязанности, так как договор заключен только на обеспечение безопасности имущества компании. Во-вторых, рассмотрите права и обязанности сторон. Особенно это касается случаев, исключающих ответственность исполнителя. Уделите внимание условиям оплаты, в которых должно быть четко указано, за что и сколько следует платить. Стоит помнить, что в договоре на охрану наиболее важной бывает информация, которая содержится в его приложениях. Именно в них прописывается план охраны объекта, численность охранников, их экипировка, график работы и т.п.

Нужно подготовить объект к охране, произвести необходимые действия по его укреплению и модернизации (обычно эти рекомендации предоставляют представители ОП после изучения объекта), по возможности выделить на предприятии отдельное помещение для сотрудников охраны, провести инструктаж своих работников. В случае когда на объекте есть технические средства охраны (например видеонаблюдение), решить вопрос о возможности их дальнейшего использования и обслуживания сотрудниками ОП.

Идентификацио́нная ка́рта - официальный документ, удостоверяющий личность, в том числе в электронных системах разных уровней и назначений, обычно выполненный в формате пластиковой карты.

ID-карта обычно содержит информацию о держателе карты в текстовом, машиносчитываемом и электронном видах, включая его фотографию, имя, личный номер, образец подписи, биометрическую информацию, записанные в электронным чипе или на магнитной полосе.

В широком смысле идентификационными картами называют все виды пластиковых карт, содержащих персонифицированную информацию. В таком значении к ним могут быть отнесены электронные пропуска, водительские удостоверения, банковские карты и др.

Документирование организации питания сотрудников

Можно внести специальный пункт в Устав (что питание сотрудников возможно непосредственно силами общества), но не обязательно.

Вводится изменение в штатное расписание, издаёте должностные инструкции на повара, вводите изменения в распорядок дня т.д.

На предприятии, оказывающем услуги общественного питания, необходимо наличие следующих нормативных документов: инструкция о мерах пожарной безопасности; приказ руководителя о назначении лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности. В случае отсутствия такого приказа ответственность за обеспечение пожарной безопасности возлагается на руководителя предприятия; свидетельство об обучении в специализированном образовательном учреждении в области пожарной безопасности лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности на предприятии; журнал инструктажа работников по пожарной безопасности; распорядительный документ об установлении противопожарного режима на предприятии; договор на техническое обслуживание установок пожарной автоматики со специализированной организацией, имеющей лицензию на осуществление данного вида деятельности; схема эвакуации людей в случае пожара (при одновременном нахождении в помещении более 10 человек) и инструкция, определяющая действия персонала по обеспечению безопасности и быстрой эвакуации людей (на объектах с массовым пребыванием людей более 50 человек). Также необходимо установить кассовый аппарат, и вести соответствующую отчетность(если питание а счет сотрудников).

Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины – все это денежные документы. Денежные документы должны храниться в кассе учреждения. В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».

25.4 Организация и документирование служебных поездок сотрудников офиса. Бронирование мест в гостиницах (заключение договора и определение количества человек–ночей).

Бронирование номеров - резервирование номеров, производимое отделом бронирования по заявкам клиентов. Бронирование определяет следующие показатели: срок проживания, количество человек, тип комнаты, цену. Бронирование под гарантию компании или корпорации (с ко­торыми у гостиницы имеется соответствующий договор). Раз­личные компании, корпорации, фирмы заключают с гостиницей договоры, которые устанавливают, что всю финансовую ответ­ственность за неприбытие своих сотрудников или клиентов несут сами организации. В этом случае необходимо гарантийное пись­мо от организации, содержащее фразу: «в случае неявки (фами­лия, имя клиента) и невозможности отмены бронирования до 18.00 в день заезда, компания (название компании) гарантирует оплату одной ночи проживания». Этот текст приблизителен и зависит от политики взаимоотношений между гостиницей и компанией.

С гостиницей заключается договор, в котором компания гарантирует заказ не менее чем определенного количества человеко-ночей для заселения сотрудников или гостей компании. В договорах с компаниями прописывается срок, за который можно снять бронирование без штрафа. Чаще всего это сутки (24 часа)

Существует несколько способов забронировать номер: письменный, устный или с помощью интернета. Организации, подающие заявку на бронирование, указывают также реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, факс, номер счета в банке и так далее).

Предположим, что организация направляет на участие в семинаре сотрудников. При этом с помощью факса организация отсылает в гостиницу письмо-заявку форма №10-Г. Получив такую заявку, служба бронирования обязана ее зарегистрировать. В том случае, если гостиница может предоставить свои услуги по проживанию, то в организацию должно быть направлено подтверждение заявки. Если гостиница не может удовлетворить заявку, она должна прислать отказ.

Взаимодействие с консульскими службами по вопросам визовой поддержки обычно осуществляет Менеджер по визовой поддержке. В обязанности которого входит взаимодействие с консульскими отделами посольств разных стран. Взаимодействие с Консульскими отделами Посольств, МИД , УФМС МВД по подготовке документов для получения выездных виз сотрудников. Консультации сотрудников по паспортно-визовым вопросам. Ведение соответствующего документооборота.

Организация командировки руководителя предполагает приобре­тение (бронирование, доставку) билетов. Как правило, приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно). При покупке (бронировании) билета любого класса необходимо выяснить условия его обмена и воз­врата. Стоимость авиабилета определяется тарифами на авиабилеты, так­сами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в част­ности, от условий продажи и категорий пассажиров. Необходимо иметь в виду, что билеты оформляются только при на­личии документа, удостоверяющего личность пассажира. Отсутствие паспортных данных пассажира в заказе или билете может привести к от­казу в перевозке.

Для организации поездки руководителя необходимо связаться с принимающей стороной и обсудить (запросить/предоставить) предва­рительную информацию обо всех официальных и неофициальных меро­приятиях программы пребывания руководителя. В необходимых случаях можно запросить принимающую сторону о возможности оказания помощи в бронировании гостиницы, в передви­жении по городу (машина с водителем), а также о встрече в аэропорту.

Трансферы и заключение контрактов на осуществление транспортных услуг.

Трансфер – услуга по организации доставки Заказчика (или пассажиров Заказчика) на автомобилях, без опознавательных знаков принадлежности к такси, по указанному в заказе маршруту путем бронирования (предварительного заказа) услуг третьих лиц. Трансфер включает в себя сервис: - уведомление Заказчика о приеме заказа, назначении водителя и автомобиля на электронную почту и СМС на мобильный телефон; - отслеживание прилета самолета, прибытия поезда; - оплату парковки на платных стоянках у аэровокзалов и вокзалов; - ожидание Заказчика в аэропорту или на вокзале до его фактического прибытия, или на адресе подачи; - встречу Заказчика водителем в терминале аэропорта, на перроне вокзала или лобби отеля с табличкой формата А4 с индивидуальным текстом, указанным в заказе. - при оказании услуг автобусами различной вместимости встреча с табличкой у вагона или в аэровокзале не осуществляется. Табличка будет размещена на лобовом, боковом стекле или с задней части ТС; - помощь водителя по доставке и погрузке багажа Заказчика от места встречи до ТС (услуга предоставляется только при обслуживании легковым автомобилем); - доставка Заказчика до пункта назначения.

Аренда с водителем – услуга по перевозке Заказчика с почасовой тарификацией времени использования ТС на автомобиле без опознавательных знаков принадлежности к такси предоставляется в черте населенного пункта, указанного в заказе. Минимальное время аренды 3 часа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: