Сделай Сам Свою Работу на 5

Состав и функции. Типы и виды архивных справочников.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных доку­ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффектив­ного использования.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин­формацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, яв­ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, полу­чили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­формации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документ­ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­мационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документ­ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Основными принципами построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различ­ных видов справочников;



3) преемственность НСА ведомственных, государственных и му­ниципальных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­ется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонталь­ный уровень системы основан на функциональном разли­чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­разделяются:

· на справочники по учету;

· справочники по раскрытию содержания документов (инфор­мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерар­хии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:· АФ РФ в целом;· сети архивов;· архиву;· фонду;· делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.· АФ РФ:· Группа архивов отдельного региона:· Архив· Фонд· Отдельное дело или отдельный документ

В практической работе все справочники в результате их класси­фикации по уровням документов получили названия:· межархивные (на уровне АФ РФ и его части);· внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);· внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Функции описи: · информационная (раскрывает состав и содержание документов) · учетная (обеспечивает учет дел);

· классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Архивная опись состоит из двух частей: 1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей) 2. справочный аппарат к опи­си.

Количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей.

Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения.

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: · логической структур; · алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 2). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

· подокументного - на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

· поединичного - на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

· группового - на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи).

Путеводитель- архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Видами пу­теводителя являются:

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фон­дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­вов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­ставом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назва­ния фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть анно­тированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Любой путеводитель состоит из двух частей:· характеристик фондов (документов); · справочного аппарата

Обзор архивных документов - тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Различают два вида обзоров:

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании докумен­тов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, вклю­чающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по опреде­ленной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Указатель- архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан­ных этих документов.

Основными видами указателей являются:· тематические,· предметные (общие и специальные),· именные, географические (разновидности предметных),· хронологические.

Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.

Тематические перечни документов и дел создаются при подго­товке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль­шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по­рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те­мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.

14.9 Использование архивных документов. Использование ретроспективной информации в экономике, науке, текущей деятельности учреждений, социально-правовой сфере, культуре.Использование документов в управленческих целях для повышения эффективности управления: при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

В в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

В законотворческой деятельности: для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д.

В экономических целях: при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании).

Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов, а также для оптимизации производственных и

технологических процессов.

Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами.
инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива – органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива – руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве. Главным результатом работы по инициативному информи­рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­каза на копирование информации, когда потенциальный потре­битель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­вочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен­ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело.

Публикация документов. Под публикацией архивных докумен­тов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов: · выявление и отбор документов; · выбор и передача текста документа; · археографическое оформление документа и составление науч­но-справочного аппарата к публикации; · формирование макета публикации.

Социально-правовые запросы. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов;

§ архивная справка;

§ архивная копия;

§ архивная выписка.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

В случае необходимости составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения к вызывающим сомнения данным. К справке могут прилагаться как копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа

14.10 Учет архивных документов. Понятие об учете документов АФ РФ. Задачи, принципы построения (централизация, преемственность, динамичность).

Централизованный государственный учет документов - это си­стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.

Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.

Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются: · архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­лекция); · единица хранения; · отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы: · государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); · государственных музеев и библиотек; · научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; · структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов); · негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета.

К внутренним документам относится: · книга поступлений · список фондов · лист фонда · архивная опись

· дело фонда.

Документы централизованного государственного учета · паспорт архива органи­зации · паспорт государственного архива · карточка фонда

Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

Проверка наличия и состояния дел - установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

· выявление и устранение недостатков в учете документов;

· выявление документов, требующих реставрации, кон­сервации, профилактической и технической обработки;

· выявление отсутствующих документов и организация их розыска.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

 

I



©2015- 2017 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.