Состав и функции. Типы и виды архивных справочников.
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.
В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.
Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.
Основными принципами построения системы НСА являются:
1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.
Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:
· на справочники по учету;
· справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:· АФ РФ в целом;· сети архивов;· архиву;· фонду;· делу или отдельному документу.
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.· АФ РФ:· Группа архивов отдельного региона:· Архив· Фонд· Отдельное дело или отдельный документ
В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:· межархивные (на уровне АФ РФ и его части);· внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);· внутрифондовые (на уровне фонда или его части).
Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.
Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Функции описи: · информационная (раскрывает состав и содержание документов) · учетная (обеспечивает учет дел);
· классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).
Архивная опись состоит из двух частей: 1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей) 2. справочный аппарат к описи.
Количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).
В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.
Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей.
Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения.
Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: · логической структур; · алфавитной структуры.
Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.
Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.
В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический (рис. 2). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.
Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:
· подокументного - на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).
· поединичного - на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.
· группового - на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи).
Путеводитель- архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.
Видами путеводителя являются:
Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.
Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.
Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.
Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.
Любой путеводитель состоит из двух частей:· характеристик фондов (документов); · справочного аппарата
Обзор архивных документов - тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.
Различают два вида обзоров:
Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.
Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.
Указатель- архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.
Основными видами указателей являются:· тематические,· предметные (общие и специальные),· именные, географические (разновидности предметных),· хронологические.
Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.
Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.
14.9 Использование архивных документов. Использование ретроспективной информации в экономике, науке, текущей деятельности учреждений, социально-правовой сфере, культуре.Использование документов в управленческих целях для повышения эффективности управления: при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.
В в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.
В законотворческой деятельности: для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д.
В экономических целях: при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании).
Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов, а также для оптимизации производственных и
технологических процессов.
Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами. инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива – органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива – руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве. Главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным.
Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом.
Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело.
Публикация документов. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.
Публикация готовится в несколько этапов: · выявление и отбор документов; · выбор и передача текста документа; · археографическое оформление документа и составление научно-справочного аппарата к публикации; · формирование макета публикации.
Социально-правовые запросы. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов;
§ архивная справка;
§ архивная копия;
§ архивная выписка.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
В случае необходимости составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения к вызывающим сомнения данным. К справке могут прилагаться как копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа
14.10 Учет архивных документов. Понятие об учете документов АФ РФ. Задачи, принципы построения (централизация, преемственность, динамичность).
Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).
Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:
Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.
Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.
Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются: · архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); · единица хранения; · отдельный обособленный документ.
Государственному учету подлежат следующие документы: · государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); · государственных музеев и библиотек; · научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; · структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов); · негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета.
К внутренним документам относится: · книга поступлений · список фондов · лист фонда · архивная опись
· дело фонда.
Документы централизованного государственного учета · паспорт архива организации · паспорт государственного архива · карточка фонда
Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.
Проверка наличия и состояния дел - установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
· выявление и устранение недостатков в учете документов;
· выявление документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки;
· выявление отсутствующих документов и организация их розыска.
Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.
I
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|