Сделай Сам Свою Работу на 5

Принципы организации электронного документооборота.





    Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия. В настоящее время внедрение технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием государственных услуг, оказываемых в электронной форме, становится важным направлением совершенствования деятельности как государственных органов (в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности), так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности Процесс перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту предполагает ряд этапов. Поэтому в настоящее время применяется и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться смешанный электронно­бумажный документооборот. Полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», «образом цели», к которой необходимо приближаться, поэтапно расширяя сферу применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы. Указанное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Ряд наиболее общих принципов бумажного документооборота был закреплен еще в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007. Организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) должны отвечать следующим требованиям: соответствие информации, содержащейся в документе, полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует; регламентация доступа к информации и документам в соответствии с полномочиями должностных лиц — участников документооборота; целостность, аутентичность, достоверность и легитимность документов; обеспечение оперативности передачи и получения информации; оптимизация трудозатрат.
 

Преимущества электронного документооборота





Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян. Исключается потеря времени на поиски файлов и документов.

    Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены.
    Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения.
    Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками.
    Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо.
    Повышение безопасности информации и документов: центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов.
    Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

СМЭВ – это система межведомственного электронного взаимодействия. МЭДО – межведомственный электронный документооборот. Объединенная среда СМЭВ и МЭДО – это получение и передача сведений, данных и документов между различными организациями, управляемых централизовано по разработанным регламентам.



Централизованная среда межведомственного (межкорпоративного) электронного взаимодействия подразумевает согласованную работу различных информационных систем независимых организаций в единой системе управления потоками запросов, обеспеченная комплексным управлением, мониторингом и системой безопасности.

Внедрение межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами (ЮЗД) ничем не отличается от других ИТ-проектов корпоративного уровня, например, таких как внедрение приложения ERP, внедрение корпоративной отчетности, системы автоматизации делопроизводства и т.д.

В результате внедрения проекта обеспечивается юридическая значимость передаваемых/получаемых документов, что достигается комплексом технических, технологических и организационных мер, к основным из которых относятся:

Передача документов только по каналам сертифицированного оператора – провайдера услуг обмена ЮЗД.

Накопление всех переданных/полученных бизнес-документов, равно как и генерируемых оператором технологических документов, в электронном архиве.

Подписание документов перед отправкой квалифицированной электронной подписью (ЭП).

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.


13.5.Технологии электронного документооборота. Понятие электронного документа. Методы и средства организации безбумажной технологии управления.

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Электронный документ - это объект информационный, состоящий из двух обязательных частей: 1) реквизитов (имя, данные об авторе, время, место создания, и т.д.) и электронной цифровой подписи; 2) основной содержательной части, включающей текстовую, графическую и числовую информацию, обрабатываемую в качестве единого целого.

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями.

Системы, можно характеризовать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям и т. д. Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческого персонала, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы. Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow. Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение. Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.д.

Классификация СЭД по стране происхождения. § отечественные;§ зарубежные; § отечественные на платформе Lotus/Domino.

Классификация СЭД по титульной функциональности:

§ OCR & Production System. Средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов.

§ Регистрационные (картотечные) системы. Реализуют основные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле.

§ Системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации (groupware).

§ Системы управления электронными архивами документов.

§ Системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (knowledge management).

§ Системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке (workflow).

§ Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

Классификация систем управления корпоративным контентом: § Document Management (управление документами). Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.

§ Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов). Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутизации (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.

§ Records Management (управление записями). Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения.

§ Knowledge Management (управление знаниями). Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.

§ Web Content Management (управление информацией на веб-сайтах). Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на веб-сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.

§ Workflow (автоматизация деловых процедур). Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.

Функциональные компоненты СЭД распределяются по 17 группам: § ввод собственно документов;§ регистрация по определенным формам;§ распознавание;§ массовая загрузка данных;§ индексация;§ лингвистический анализ;§ поиск;§ экспорт/импорт данных;§ веб-сервер над архивом документов;§ обмен сообщениями;§ репликации;§ работа в сетях;§ маршрутизация исполнительской деятельности;§ защита от несанкционированного доступа;§ вывод документов;§ средства разработки приложений, API;§ средства управления знаниями.

С точки зрения технологий работы с документами выделяют следующие СЭД:

Электронные архивы (ЭА). Среди них, в свою очередь, можно выделить:

поисковоориентированные системы - системы с развитыми средствами полнотекстового поиска, которые обеспечивают нечеткий поиск (по размытым критериям), смысловой поиск и т.д.;

системы, ориентированные на эффективную организацию хранения электронных документов, реализующие т. н. HSM (High Storage Management) подход; эти системы обеспечивают поддержку широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.п. устройств (например, система 1С Архив).

Системы workflow (WF). Рассчитаны на обеспечение движения работ (объектов) по заранее задаваемым маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться (например, на документе появляется резолюция начальника), поэтому его называют общим словом "работа" (work). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть формализованы и прописаны все этапы (например, алгоритм приёма сотрудника на работу и прохождения им вступительного адаптационного курса и испытательного срока в компании). На российском рынке наиболее распространена система OptimaWorkflow.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников (collaboration). Данные системы создаются с целью обеспечения совместной работы сотрудников, находящихся в различных офисах компании, и сохранения создаваемых ими документов.

Еnterprise Resource Planning System - система управления ресурсами компании. ERP системы внедряются для того, чтобы объединить все подразделения компании и все необходимые функции в одной компьютерной системе, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений. Разработка подобной единой системы - непростая задача. Обычно каждое подразделение имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную для решения его задач.

ERP система ведет единую базу данных по всем подразделениям и задачам, так что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией.

 

 

13.6 Применение технологии электронной подписи. Правовое регулирование использования электронной подписи. Отличия от электронно-цифровой подписи.

С 1 июля 2012 года вступает в действие Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - это способ сделать электронный документ равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью, действующий до 1 июля 2012 года (и частично - ещё какое-то время после этого). Электронная подпись - это 3 способа сделать электронный документ равнозначным бумажному: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП), квалифицированная электронная подпись (КЭП). ЭЦП больше всего соответствует КЭП.

Простые подписисоздаются с помощью кодов, паролей и других инструментов, которые позволяют идентифицировать автора документа, но не позволяют проверить его на предмет наличия изменений с момента подписания.

Усиленная неквалифицированная подпись создана с использованием криптографических средств и позволяет определить не только автора документа, но проверить его на наличие изменений. Для создания таких подписей может использоваться сертификат неаккредитованного центра, можно также вообще обойтись без сертификата, если технические средства позволяют выполнить требования закона.

Усиленная квалифицированная подписьявляется разновидностью усиленных, она имеет сертификат от аккредитованного центра и создана с помощью подтвержденных ФСБ средств.

Подделать ЭП невозможно - это требует огромного количества вычислений, которые не могут быть реализованы при современном уровне математики и вычислительной техники за приемлемое время, то есть пока информация, содержащаяся в подписанном документе, сохраняет актуальность. Дополнительная защита от подделки обеспечивается сертификацией Удостоверяющим центром открытого ключа подписи.

13.7 Технология сканирования документов. Подготовка документов к сканированию. Оцифровка документов (перевод документов в электронный вид). Распознавание текста.

На первой стадии проводится техническая подготовка бумажных материалов, которая предполагает непосредственную физическую работу с документами: разброшюровку, изъятие скрепок, скоб и др. Это позволит в дальнейшем сократить и автоматизировать процесс сканирования.

Вторым этапом подготовки документов к сканированию является систематизация, то есть работа с содержанием бумаг: отбор документов, упорядочивание документов в соответствии с определенными принципами.

Оцифровка документов представляет собой процесс приведения бумажного листа в электронный вид с помощью сканеров.

В зависимости от вида документа, его формата, содержания, качества бумаги и др. выбирают тип сканера.

Системы оптического распознавания текста – OCR- системы (optical character recognition) предназначены для ввода печатного текста для печатных и электронных изданий

Благодаря использованию технологии потокового сканирования и штрихкодирования документов ускоряется процесс ввода сканированных версий бумажных носителей информации и облегчается их поиск в электронном виде (в качестве регистрационной карточки).

Перед тем, как запускается процесс потокового сканирования, все входящие документы автоматически маркируются уникальным штрихкодом. Он наклеивается или надпечатывается непосредственно на сканируемый документ или на отдельные чистые листы, которыми перекладывают стопку входящих документов. Дальнейшее распознавание нанесенного штрихкода помогает автоматизировать сканирование и систематизировать документы, в заданном формате.

Самые простые сканеры - ручные. Такие сканеры могут использоваться для ввода различных наклеек на коробках, больших документов, отдельных страниц альбомов без их расшивки и пр. Ввод изображения осуществляется равномерным перемещением сканерной головки над документом. Это одна из самых компактных разновидностей сканеров. Особенностью этих устройств являются ограниченные ширина и длина полосы сканирования. Данный недостаток устраняется специальным программным обеспечением, позволяющим «склеивать» полосы отсканированного изображения.

Планшетные сканеры производят ввод документа с помощью перемещения вдоль него сканирующей головки. Данные сканеры позволяют качественно вводить только документ, состоящий из отдельных, не скрепленных между собой страниц. Они характеризуются относительно небольшой скоростью сканирования документов. Их размер определяется максимальным форматом обрабатываемых оригиналов.

Протягивающие сканеры снабжены устройством, протягивающим документ под или над сканирующей головкой. При этом головка остается неподвижной, а сканирование в одном направлении осуществляется движением самого документа. Данные сканеры могут иметь размер значительно меньше, чем планшетные. Ширина документа ограничивается шириной сканера, а длина - объемом оперативной памяти. Подобная технология позволяет производить двухстороннее сканирование документа за один проход. Недостатком является то, что тяжело добиться высокого качества сканированного изображения.

Наиболее известными программами класса «Системы оптического распознавания» в России являются: † OCR CuneiForm; † ABBYY FineReader.

Характеристики OCR-системы ABBYY FineReader

Интуитивно понятный интерфейс. † Поддержка различных сканеров. Использование интерфейса TWAIN. † Импорт различных изображений (BMP, DCX, JPEG, PCX, PNG, TIFF). † Фрагментация изображений: полуавтоматическая, автоматическая, ручная. † Распознавание цифровых фотографий документов. † Преобразование PDF-файлов в том числе создание PDF-файлов с тегами. † Языковая поддержка: 176 языков (36 с поддержкой проверки орфографии). Высокое качество распознавания. † Словарный контроль: словарь общеупотребительной лексики, возможность создания и подключения дополнительного словаря. † Автоматическая обработка документов. † Сохранение и экспорт результатов. Поддержка Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Lotus Word Pro, Corel WordPerfect, Sun StarWriter. Интеграция с Microsoft Word. † ABBYY Screenshot Reader. † Многоколоночный WYSIWYG-редактор. † Полнотекстовый морфологический поиск

Формат электронного документа — структура содержательной части электронного документа.

Наиболее распространенные форматы содержательной части электронного документа:

РDF, ТIFF, JPЕG — графический формат;

RТF, DОС — текстовый формат;

ХLS — табличный формат;

РРТ — презентации;

RAR, ZIР — архивированный формат.

По своему назначению форматы электронных документов можно разделить на те, которые можно просматривать и редактировать, а также те, которые можно только просматривать либо только редактировать. Так, например, формат PDF предназначен для просмотра документов, а DOC – как для просмотра, так и для изменения.

В области управленческого учета понятие электронного документа возникает в связи с использованием систем электронного документооборота (СЭД).

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.