Функции документа. Понятие «функция документа». Значение изучения функций документа.

ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТА

Понятие «документ». Информационная сущность документа.

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе

информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как "средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

Ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте "реквизит" определяется как "обязательный элемент оформления официального документа". Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия "документ", с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (пункт дополнительно включен с 1 января 2011 года Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 227-ФЗ);
Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
Виды документов по происхождению: - личного происхождения; - официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Функции документа. Понятие «функция документа». Значение изучения функций документа.

Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления.

Функции документов: а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве; б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида (1)информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации; (2) коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы); (3) кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений; (4) социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей); в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: (1) управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации; (2) правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения; (3) функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы); (4) познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР); (5) общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.); (6) мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы); (7) гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.); (8) организационная (установка правовых отношений); (9) обучающая (передача знаний между людьми и поколениями).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: