Объекты и цели информатизации архивного дела.

Последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной форме, устанавливается прямое взаимодействие самых разных информационных систем, делается упор на предоставление государственных услуг в электронной форме. Особое внимание уделяется и процессу оцифровки (создания электронных копий) архивных документов.

На реализацию этих задач направлен целый ряд принятых в последние два-три года:

Федеральных законов: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона „Об электронной подписи“».

Постановлений Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».

Распоряжений Правительства Российской Федерации: от 17.11.2008 № 1662-р «О Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года»; от 20.10.2010 № 1815-р «О Государственной программе Российской Федерации „Информационное общество (2011–2020 годы)“»; от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности».

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. Еще в 1995 г. Росархив разработал и утвердил Концепцию информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997—2000 гг.).

В результате реализации программы началась разработка и внедрение программного комплекса «Архивный фонд», появился Интернет-портал «Архивы России», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

Однако за прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. Упомянутые выше Федеральные законы, постановления и распоряжения коренным образом изменили положение в области информатизации архивной сферы и потребовали выработки перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему архивов.

Комплексная «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг." была разработана на основании поручения, изложенного в п. 2 Протокола совещания у Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации — Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации С. С. Собянина от 26.08.2010 № СС-П10-26пр; в соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212.

Основные положения Программы рассматривались на февральском заседании Коллегии Росархива. В настоящий момент она направлена для окончательного согласования в Минкомсвязи.

Программа представляет собой комплекс организационных, технических и технологических мероприятий. Ее ядром является создание и развитие информационной инфраструктуры Росархива и подведомственных ему федеральных архивов. Основные направления Программы ориентированы на решение широкого круга проблем, существующих в архивной сфере в целом. Это позволяет предполагать, что выработанные в Программе подходы будут реализовываться не только на федеральном уровне, но и на уровне архивных учреждений субъектов Российской Федерации. Она должна стать ориентиром, определяющим цели и направления региональных программ информатизации архивов.

В Программе предусмотрены три основных взаимосвязанных и взаимодополняющих направления: предоставление государственных услуг; развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия; информатизация основной деятельности архивов.

Первое направление — предоставление государственных услуг, предполагает:

повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме, повышение открытости и эффективности работы Росархива и федеральных архивов;

получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного Фонда РФ.

Для решения этих задач запланировано осуществление целого комплекса мероприятий, часть из которых уже реализуется.

Постоянно идет развитие Интернет-портала «Архивы России».

Программой информатизации предусмотрено также обязательное создание собственных сайтов федеральных архивов или модернизация уже имеющихся. Это позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Рос-сийской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА). Предполагается также увеличение информационного представительства федеральных архивов в соответствующих разделах портала «Архивы России».

С целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту предполагается осуществить постепенное объединение информационных ресурсов федеральных архивов. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект «Документы советской эпохи». Проект предполагает интеграцию созданных БД и коллекций оцифрованных копий архивных документов, хранящихся в федеральных архивах и находящихся в открытом доступе, академических документальных публикаций и актуальных монографических исследований. Результат будет представлен в качестве самостоятельного сайта на портале «Архивы России».

Значительным событием в организации непосредственного доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации станет размещение уже в этом году на портале программного комплекса «Центральный фондовый каталог» с информацией о составе фондов ряда федеральных архивов.

На следующий год предполагается существенное расширение данного ресурса как за счет сведений о документах остальных федеральных архивов, так, что особенно важно, за счет региональных. Уже с 2012 года органы управления архивным делом субъектов федерации начнут передавать в Росархив сводную БД по всем архивам субъекта в едином формате ПК «Фондовый каталог». Аккумуляция данных в ПК «Центральный фондовый каталог» предоставит пользователям реальную возможность прямого поиска информации посредством Интернета.

Таким образом, мы выходим на создание автоматизированного информационного ресурса, позволяющего в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг — предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда и месте их хранения. В перспективе предусматривается организация доступа в ПК ЦФК через портал «Государственные услуги» простым гражданам, а посредством специального веб-сервиса через СМЭВ и федеральным органам исполнительной власти.

Второе направление Программы информатизации — развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия.

Во исполнение постановлений Правительства Росархивом разработаны рекомендациипо подготовке ФОИВ перечней документов, создаваемых исключительно в электронном виде при организации внутренней деятельности. В настоящее время проводится согласование таких перечней. По состоянию на 15 сентября 2011 г. Росархивом согласованы перечни 43 федеральных органов государственной власти. Подготовлены изменения в правила делопроизводства, более точно учитывающие особенности электронного документооборота, которые утверждены только что вышедшим Постановлением Правительства Российской Федерации № 751 от 7 сентября 2011 г. Осуществляется мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот.

Естественно, и Росархиву, как и всем другим ФОИВ, необходимо создавать и внедрять свою СЭД. Нами был разработан проект и проложена локальная сеть в помещении Росархива (ул. Ильинка), оборудована серверная, закуплено необходимое оборудование. В настоящее время ведется наладка перед вводом в эксплуатацию.

Одновременно нам всем следует готовиться к приёму на хранение электронных документов. Касаясь этой проблемы, необходимо отметить, что в настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно не достаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема электронных документов на постоянное хранение.

Проблема усложняется тем, что далеко не все ФОИВ имеют ведомственные системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому СЭД значительно различаются между собой, а подчас, вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS («программное обеспечение как услуга») с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества.

В то же время уже активно осуществляется массовое создание цифровых образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в дальнейшем мы встанем перед проблемой приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях, даже к необходимости повторного сканирования документов.

Много непонятного с вопросом об электронной подписи. Единое пространство цифровых подписей пока еще не создано. Достаточно сказать, что сегодня только в системе СМЭВ применяются пять типов подписей, в системе МЭДО — свой тип подписи, да и в ведомственных СЭД используется несколько различных типов подписей.

Минкомсвязи завершило подготовку «Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен». Но это рамочный документ, своеобразный «скелет», на который еще только предстоит «нарастить мясо» в виде методических рекомендаций, описывающих порядок работы с электронными документами в ведомстве, начиная с текущего делопроизводства и заканчивая порядком передачи электронных документов на постоянное хранение.

Поэтому мы ставим перед собой задачу организации проведения соответствующих НИР по разработке пакета нормативно-методических документов, охватывающих различные, в том числе вышеупомянутые, стороны работы с электронными документами и электронными образами документов.

Третья составляющая Программы — информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления предусматривается реализация комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: Автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов.

Первый подраздел данного комплекса — компьютеризация федеральных архивов — подразумевает решение задач материально-технического обеспечения архивов, среди которых:

оснащение рабочих мест сотрудников федеральных архивов компьютерной техникой в соответствии разработанными унифицированными аппаратными решениями;

создание «Реестра Программного обеспечения», проведение унификации используемого ПО, а также приобретение лицензионного программного обеспечения;

создание в федеральных архивах локальных вычислительных сетей и обеспечение федеральных архивов широкополосным доступом в Интернет;

закупка и оснащение рабочих мест оборудованием для оцифровки и другим периферийным оборудованием.

Аналогичные задачи стоят и перед региональными архивами, т. к. внедрение автоматизированных технологий невозможно без соответствующей материально-технической базы.

Проведенное по итогам 2010 года анкетирование архивных учреждений в регионах об уровне внедрения компьютерной техники показало, что всего в архивных учреждениях на местах используется более 10 тысяч персональных компьютеров, из них более 6 тысяч — объединены в локальные сети, более 3500 — имеют выход в Интернет. В то же время уровень компьютеризации сильно различается. 82 архива имеют менее 10 компьютеров, 84 архива — от 10 до 20 компьютеров, 74 архива — от 21 до 40 компьютеров, 62 архива — от 41 до 100 и 16 архивов имеют более 100 компьютеров. Однако только небольшая доля компьютерного парка соответствует современным требованиям, значительная часть техники старше 3 лет, морально и физически устарела.

Другое направление данного раздела Программы информатизации — это развитие Единой Автоматизированной Информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд» — «Фондовый каталог» — «Центральный фондовый каталог», лежащей в основе автоматизированной системы государственного учёта документов Архивного фонда РФ. Программный комплекс, включая в себя информацию обо всех фондах, описях и делах (единицах хранения) архива, должен стать тем ядром, на котором будут основываться другие системы автоматизации внутриархивной деятельности, такие как «Контроль движения дел», «Автоматизированный читальный зал» и т. п. Использование ПК «Архивный фонд» должно обеспечить однократность ввода данных и отсутствие разночтений в автоматизированных системах архива.

Сегодня ПК «Архивный фонд» в той или иной версии используется практически во всех государственных и муниципальных архивах. Значительная их часть применяет 4-ю версию ПК «Архивный фонд», однако более 70 архивов — 3-ю версию. Более 60 архивов используют одновременно 3 и 4 версию, что ведет к выполнению двойной работы по вводу информации сразу в две БД. Во многом сложности с переходом с 3-ей на 4-ю версию Архивного фонда вызваны доработками (модификациями) программы на местах, что делает невозможным автоматическую конвертацию (перенос) базы из 3-й версии программы в 4-ю.

Для максимального облегчения перехода архивов на 4-ю версию разработан специальный механизм, представляющий детальную информацию о проблемах, возникающих в ходе конвертации, и позволяющий исправить ошибки и несовместимости в базах данных.

В этом году разработана новая, существенно доработанная версия ПК «Архивный фонд» 4.3, учитывающая многочисленные замечания и пожелания, которые в течение всего прошлого года поступали в Росархив из регионов. Эта версия полностью совместима по формату БД с версиями Архивного фонда 4, 4.1 и 4.2, и переход на неё архивов, уже использующих 4-ю версию ПК «Ар-хивный фонд», не вызовет никаких затруднений.

Кроме того, разработана и новая версия ПК «Фондовый каталог», предназначенная для органов управления архивным делом субъектов федерации и обеспечивающая объединение в программе баз, созданных в государственных и муниципальных архивах субъекта федерации в ПК «Архивный фонд» всех вариантов 4-й версии.

Эти разработки должны позволить архивам к концу 2011 г. завершить переход на использование ПК «Архивный фонд» 4-й версии, и в феврале 2012 г. органы управления архивным делом субъектов федерации должны предоставить в Росархив не наборы разрозненных и разноформатных БД, а одну единую базу, выгруженную из ПК «Фондовый каталог» и дающую сводную информацию по всем архивам субъекта федерации. Загрузив эти базы в разработанный также в 2010—2011 гг. ПК «Центральный фондовый каталог» мы, наконец, получим целостную государственную систему автоматизированного учёта документов Архивного фонда РФ.

Необходимо отметить, что значительное наращивание объёмов сведений в ПК «Фондовый каталог» и реализуемые в ряде регионов работы по предоставлению доступа к информации о документах архивов субъекта федерации через Интернет, потребуют и серьёзной материально-технической базы, и квалифицированного персонала для обслуживания этих ресурсов. В связи с этим можно предположить, что, точно так же, как Росархив выносит «Центральный фондовый каталог» на площадку РГАНТД, во многих субъектах федерации посчитают необходимым вынести ПК «Фондовый каталог» на площадку одного архива, наиболее продвинутого в плане компьютеризации и имеющего необходимую материально-техническую базу и IT-специалистов.

Следующее направление данного раздела Программы — автоматизация внутриархивной деятельности. Она автоматизирована пока недостаточно. Имеющиеся в наличии программные средства по большей части простые, разработанные на заказ программы, зачастую уже устаревшие и не обеспеченные должной технической поддержкой. Более того, так как используемые в архивах программы не интегрированы друг с другом, это приводит к тому, что одна и та же информация вводится несколько раз — в каждую программу отдельно.

Определенный набор программ по автоматизации внутренней деятельности предлагают коммер-ческие организации, действующие на этом рынке. Но эти программные средства, также как и разрабатываемое на заказ ПО, далеко не всегда интегрированы в единую систему с другими программами конкретного архива (в первую очередь — ПК «Архивный фонд»). Кроме того, они зачастую довольно дороги.

Поэтому одной из своих задач Росархив видит создание типовых решений в области автоматизации внутриархивной деятельности.

В перспективе планируется разработать (или приобрести уже готовые) и предложить для исполь-зования такие типовые программные продукты-модули как «Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и др. Это должны быть настраиваемые решения, которые каждый архив сможет взять и доработать (настроить) «под себя» с учётом своей специфики. В то же время, в отличие от ПК «Архивный фонд», они (подчеркиваю специально) не будут обязательны для использования. При этом функциональные модули конечно должны интегрироваться с общей БД, созданной в ПК «Архивный фонд», что обеспечит однократность ввода данных и удобство работы с ними.

Иная ситуация складывается с информационно-поисковыми системами. Здесь необходимо сказать, что определенные возможности поиска заложены в ПК «Архивный Фонд». Их вполне достаточно для обеспечения общеархивного поиска через сеть Интернет, а также внутри отдельного небольшого архива (включая доступ к оцифрованным копиям документов). Однако решение более сложных и объемных задач потребует разработки специализированного ПО, технические задания на которое должны быть определены в каждом конкретном случае. Естественно, это ПО должно взаимодействовать с ПК АФ4, обеспечивая одноразовый ввод информации при многократном ее использовании. При этом отраслевое единство и совместимость будут обеспечиваться другими способами: применением единой учетной системы, использованием единой методической базы (в первую очередь, подготовленного ВНИИДАД «Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации»).

В Программе информатизации также обозначена необходимость создания и ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы — «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации». Представляется целесообразным её активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал «Архивы России».

Создание подобных региональных реестров (что уже делается в ряде регионов) с размещением на сайтах не только описаний, но и оцифрованных образов позволит обеспечить через сеть Интернет самый широкий доступ к архивным богатствам России, гарантируя при этом полную сохранность оригинала.

Оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды, и развитие цифрового контента являются одними из ключевых направлений государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)». Этой же проблеме посвящен специальный подраздел Программы информатизации Росархива и подведомственных ему учреждений. Решение поставленной задачи в силу специфики и разнообразия видов и типов документов, составляющих Архивный фонд РФ, представляется чрезвычайно сложным. В рамках Программы предполагается осуществить научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки различных фондов (включая оригиналы документов XI — конца XIX вв., кино, фото и фонодокументы) с целью повышения сохранности оригиналов. Остро стоит необходимость разработки единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей электронной информации.

Особой проблемой является внедрение цифрового TV и связанные с этим два аспекта. Первый — обеспечение сопоставимого с цифровым TV качества электронных копий архивных кино и видеоматериалов, а второй — организация приема документов, созданных в форматах и на носителях, применяемых в цифровом телевидении, на постоянное хранение с обеспечением возможности их дальнейшего использования.

Очевидно, что необходимо определение приоритетов в оцифровке документов, создание и мониторинг перспективного поэтапного плана сканирования документов Архивного фонда.

И только после решения этих задач возможны осуществление массового перевода в современный цифровой формат и организация доступа к электронным копиям особо ценных и наиболее используемых документов на бумажной основе, фото-, фоно-, кино- и видео-документов.

Логическим завершением раздела «Автоматизация и информатизация основных направлений деятельности архивов» Программы информатизации является задача организации доступа к документам архивного фонда.

В Программе предусмотрены мероприятия, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам. Среди них:

создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания и обеспечение этих залов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов;

разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого «Электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей», функционирующего на портале «Архивы России» и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов; создание системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов архивов.

Самостоятельная задача, решение которой предусмотрено Программой информатизации, — образование Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). На этой задаче необходимо остановиться подробнее.

Организация работы с электронными документами в больших объёмах требует сложных аппаратно-программных комплексов, которые должны обеспечивать не просто хранение миллионов документов, но и возможности доступа к ним и их эффективного использования и, в том числе через Интернет, и самое главное — обеспечение вечного хранения электронных документов и электронных образов документов. Сегодня на работы по оцифровке тратятся десятки и сотни миллионов рублей, и полученные результаты ни в коем случае не должны быть утеряны.

Кроме материально-технического обеспечения не менее важно наличие квалифицированного персонала, который был бы в состоянии обслуживать эти сложные аппаратно-программные комплексы, соблюдая все технологические требования. И это тоже большая проблема для архивов.

Решение стоявших задач мы видим в создании Центра, в котором на основе новейших технологий обеспечивалась бы работа с электронными документами и образами документов, где функционировали бы ПК «Центральный фондовый каталог», «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» и другие программы. Создание одного центра на порядок проще и дешевле, чем создание соответствующих подразделений при каждом из федеральных архивов. Такой Центр планируется развернуть на базе РГАНТД. Центр мог бы осуществлять резервное хранение всех электронных образов документов, создаваемых в федеральных архивах, гарантируя тем самым сохранность этих материалов и обеспечивая доступ к материалам через Интернет, либо закрытый (для архивистов и пользователей читальных залов), либо публичный. Именно ЦХЭД, обладая соответствующими технологиями информационной безопасности, мог бы предоставлять доступ к различным материалам без риска для них.

По поручению Президиума Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в Российской Федерации Росархив совместно с другими заинтересованными ФОИВ готовит концепцию создания ЦХЭД.

В заключение необходимо коротко остановится еще на трех вопросах:

Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, приём электронных документов и главное — обеспечение их сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой.

Поэтому внедрение современных технологий обязательно должно сопровождаться обучением сотрудников. Необходимо как повышение компьютерной грамотности всех архивистов, так и целевое обучение работе с внедряемыми программными комплексами.

Очень важно не забывать о средствах обеспечения безопасности документов и баз данных, защите от проникновения через Интернет, от несанкционированных действия пользователей читального зала, просто от ошибок сотрудников. Нельзя забывать, что электронные технологии, обеспечивая удобство работы, поиск и быстрый доступ, в то же время существенно повышают риск утраты больших массивов данных.

И, наконец, последнее по порядку, но не по значению. Информатизация — дело чрезвычайно затратное. Для перехода архивов к современным технологиям нужны значительные инвестиции в оборудование, оснащение рабочих мест архивистов современной компьютерной техникой, создание локальных сетей с широкополосным выходом в Интернет, серверной инфраструктуры для работы с базами данных и электронными документами, образами документов. Современная материально-техническая база потребуется и для работы с ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», которые после наполнения будут насчитывать миллионы и даже десятки миллионов записей.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: