Работа № 6 Создание и использование запросов.

Цель работы:

1. Закрепить навыки по созданию таблиц;

2. Продолжение знакомства с основными видами запросов;

3. Научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;

4. Научиться создавать перекрестные запросы.

Ход работы.

Предположим, что школа № 3 стала как лицей, а школа №5 – как гимназия, прошел год и ученики перешли в следующий класс, некоторые из них закончили школу, пришли новые. Нужно обновить базу данных (БД)

Задание 1 Откройте БД изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

1. Вызвать Access

2. Открыть БД (выделить из списка БД имя вашей БД и щелчок ) на экране окно с основными элементами БД В БД должно быть три таблицы: список, личные данные, группы, если их нет можно импортировать по правилу:

1. выполнить команду Файл – Создать БД –

2. ввести свою фамилию в качестве имени учебной БД и щелчок по

3. выполнить команду Файл – Внешние данные - импорт…

4. выделить имя БД, из которого вы собираетесь копировать и щелчок по

5. выделить те таблицы, которые вы собираетесь копировать и щелчок по . В результате вы получите БД С готовыми связями между таблицами.

Самостоятельное задание:

Создать новую таблицу с названием Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем учебная группа с полем подстановок из таблицы группы.

Для этого:

· Задайте ключевое поле Код.

· Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер поля 101

· Закройте таблицу, сохранив ее.

Задание 2 Постройте запрос на обновление

Школа №3 стала лицеем, а школа №5 – гимназией. Нужно исправить значения полей в таблице Список: заменить номер школы 3 на слово лицей, а номер школы 5 – на слово гимназия.

Замечание. Это не возможно сделать при существующей структуре данных, так как поле школа объявлена числовым, а мы пытаемся заменить его на слово необходимо сменить тип поля школа на текстовый. Для этого следует: 1 перейти на закладку таблица

2 выделить таблицу список

3 щелчок по конструктору

4 исправить тип поля школа на текстовый

5 сохранить таблицу

6 закрыть таблицу

Порядок работы:

1. Выбрать закладку

2. Щелчок по

3. В появившемся окне выбрать Конструктор и щелчок

4. Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списков и щелчок по

5. Закончите выбор, щелкнув по

6. Выберите поле Школа из таблицы Список, щелкнув по нему дважды

7. Щелкните по строке рядом с кнопкой тип запроса на панели инструментов и выберите команду обновление

8. Введите условия замены: в поле Школа заменить все цифры 3 на слово лицей.

Условия отбора представлено:

9. Щелчок по для выбора запроса.

10. Подтвердить обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то не увидите ни одной записи, так как цифра 3 замениться на лицей, а условие на выбор школы 3 не дает не одной записи. Удалив в строке Условие отбора цифру 3 увидите в режиме таблица результат замены.

11. Закройте запрос, сохранив его с именем лицей.

12. Выберите вкладку таблицы.

13. Откройте таблицу список. Просмотрите результат запроса.

Самостоятельная работа:

Создайте запрос гимназия, имеющий значение поля школы 5 на слово гимназия ( по аналогии с запросом лицей)

Задание 3 Постройте запрос на Добавление

Примечание Записи из таблицы Новая- группа нужно добавить в таблицу Список.

Порядок выполнения работы:

1. Выбрать вкладку

2. Щелчок по

3. В появившемся окне выбрать режим Конструктор и щелчок по

4. Добавьте таблицу Новая группа, выбрав и щелкнув по

5. Кончите выбор, щелкнув по

6. Выберите те поля, которые нужно Добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа) согласно рис.

(если у какого-то поля поставят условия отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию).

Щелчок по стрелке рядом с кнопкой Тип записи на панели инструментов и выполнить команду

7. В появившемся окне выберите имя таблицы список, в которую будет добавляться данные.

Эта таблица может быть из текущей базы данных. В данном случае у нас одна Б.Д., по этому щелкните по .

8. Щелчок по - для выполнения запроса подтвердить выполнение запроса.

Замечание если появиться ошибка в выполнении данного запроса, то откройте схему данных, щелкнув дважды по связи Список -Личные данные, удалите условие Каскадное удаление связанных полей и каскадное обновление связанных полей. Так как в работе 3 этого не требовалось

9. Закройте запрос, сохранив с именем Добавление.

10. Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу список и убедитесь, что данные записи были добавлены.

Задание 4 Постройте запрос на удаление .

Пояснение: нужно удалить записи тех учеников, которые закончили школу в данном случае тех, у которых класс был 11. Предварительно разорвать связь Список -Личные данные.

Порядок работы:

1. Выберите закладку

2. Щелчок по

3. В появившемся окне выберите режим конструктор и щелчок

4. Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по

5. Закончите выбор, щелкнув по

6. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду

7. Выберите поле класс из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой 2 раза

8. Введите условие отбора 11 рис.

Замечание Для предварительного просмотра удаляемых записей щелкните по - вид на панели инструментов. Для возврата в режим Конструктор снова нажмите по этой кнопке на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режим Конструктор

9. Щелкните - для выполнения запроса появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей

10. Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление

11. Перейдите на Закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.

Самостоятельное задание.

Создайте запросы на обновление с именами 10-класс, 9-класс, которые меняют класс на единицу больше (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них класс 9.

Задание 5 Выполните запрос на создание таблицы

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно создать новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, пометив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel, Аccess- из таблицы Личные данные (снова создайте связь Список –Личные данные)

Порядок работы:

1. Выберите закладку Щелчок по

2. В появившемся окне выберите режим Конструктор и щелчок по

3. Добавьте Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по

4. Закончите выбор, щелкнув по .

5. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой тип записи на панели инструментов и выполните команду

6. Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелчок по

7. Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Уч.гр. из таблицы Список и поля Word, Exctl, Access – из таблицы Личные данные. ↓

8. Щелкните по для выполнения запроса, подтвердите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с имиеи Новая-Таблица

9. Перейдите на вкладку Таблицы. Откройте таблицу Успеваемость и убедитесь, что записи были Добавлены. Причем добавлено 10 записей, так как в таблицу личные данные дополнительные записи не вошли.

Задание 6 Создайте перекрестный запрос.

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучение программы Word, получено «троек», «четверок, «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос.

Порядок работы:

1. Выберите закладку

2. Выберите строку Перекрестный запрос

3. Щелчок по

4. В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по .

5. Выберите поле, значение которого будет использоваться в качестве заголовок строк. – учебная гр. Щелкните по

6. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве Заголовков столбцов, например Word. Щелкните по

7. Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count-количество) Здесь вы можите добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе) Щелкните по

8. Задайте имя запроса Word и щелчок по

Самостоятельное задание.

Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel, Access

Предъявите запросы: Лицей, Гимназия, Добавление, 10 класс, 9-класс, Удаление, Новая-Таблица, Word на экране.

Задание 7 Завершить работу Access.

Выполнить команду Файл-выход, если были изменения, то подтвердить о сохранении их.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: