Рекомендации по проведению собрания

1. Проведите это собрание в один из выходных дней. Если вы работаете с поне­дельника по пятницу, то проведите его в субботу. Если вы работаете с поне­дельника по субботу, то проведите его в воскресенье. Это собрание займет у вас 2-3 часа. О проведении собрания сообщите заблаговременно, чтобы ваш персонал смог спланировать свои выходные.

2. Проведите это собрание вне территории организации. Это поможет вашему персоналу отключиться от рабочих дел и поможет расслабиться, так как стены организации влияют на персонал. Ни в коем случае не проводите это собрание в кафе, баре, ресторане. Снимите в аренду помещение для проведения биз­нес-тренингов, совещаний, конференций. Это поможет создать атмосферу де­лового и в то же время непринужденного общения.

3. Сообщите о цели собрания (подробно об этом см. «Как эффективно провести собрание»).

Повторите собрание через 3-4 месяца. Проводите такие собра­ния для всех новых сотрудников.

Глава 18

КАК ЭФФЕКТИВНО ПРОВОДИТЬ ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА?

Любое обучение можно разделить на две части:

1. «Содержание» вашего тренинга, т. е. сам материал и его со­ставление.

2. «Процесс», с помощью которого вы передаете материал, т. е. взаимодействие между вами и аудиторией.

Исследования показали, что, когда мы общаемся, только 7 % пе­редаваемого сообщения содержится в словах, 38 % — в тоне голоса и 55 % — в языке тела.

То есть в «процессе» выступления содержится 93 % всего сооб­щения, а в «содержании» — только 7 %, так что взаимодействие с аудиторией строится в основном с помощью физиологии и особен­ностей голоса. Однако 7 % содержания тоже очень важны, потому что именно ради него собирается аудитория.

Сначала мы рассмотрим «содержание».

СОДЕРЖАНИЕ

Что вы должны знать.

1. Вы должны очень хорошо знать тот материал, о котором буде­те рассказывать. Если вы, например, знаете психологические особенности коммуникации, то говорите об этом, если нет, то вначале обучитесь этому искусству. Часто можно услышать на мини-тренингах, которые проводят руководители, как они рассказывают о своем опыте, как они поступали в той или иной ситуации. Вначале персонал воспринимает эту инфор­мацию, но в дальнейшем начинает сопротивляться: «В моем случае это не сработает!» Люди охотнее и легче воспринима­ют ту информацию, которая ассоциируется с некоторой тео­рией или наблюдениями других людей.

2. Узнайте хоть что-то о навыках и ожиданиях своей аудитории, чтобы подать свой материал на нужном уровне. Вот некоторые вопросы, которые вы можете задать вашей аудитории: ка­кой вы ожидаете результат от...? Что вы хотите узнать? Что вы знаете по данной теме?

КАК УПОРЯДОЧИТЬ МАТЕРИАЛ

1. Скажите, о чем вы собираетесь говорить (обзор).

2. Дайте информацию.

3. Скажите о том, что вы рассказали (резюме).

Когда у вас есть материал, сначала упорядочьте его по размеру отдельных частей. Отделите крупные части от маленьких и вы­бросьте все то, что вашей аудитории необязательно знать. Обра­щайте внимание на то, чтобы резюме было не слишком подробным и сложным. Делайте его простым.

Когда вы упорядочиваете материал, важно избегать предполо­жений о том, что ваша аудитория уже знает. Освободите свою речь от технического жаргона, если вы не хотите специально запутывать аудиторию. Когда человек в замешательстве, он менее восприим­чив к новой информации, так как его внимание сосредоточено на том, чтобы разобраться в путанице.

Люди лучше запоминают начало и конец лекции. Если вы хоти­те, чтобы людям было легко запомнить вашу презентацию, делайте начало и конец длинными, а середину короткой. Не втискивайте слишком много информации. Есть грань человеческого терпения в том, чтобы сидеть и внимательно слушать, и в зависимости от фак­тора развлечения эта грань находится между 30 минутами и часом.

КАК ПРИВЛЕЧЬ ВНИМАНИЕ КАЖДОГО

Обязательно охватите три основных вопроса, которые ваша аудитория будет вам задавать:

* Зачем вы нам это рассказываете?

* Что вы рассказываете?

* Как я смогу это использовать?

Некоторым людям нужно ответить на вопрос «зачем», прежде чем они позволят себе воспринимать информацию. Им нужен мо­тив слушания, так обеспечьте им этот мотив. Например: «Вам нуж-

но знать новые подходы к продаже, поскольку падение объема про­даж составило 10 % из-за активизации наших конкурентов. Если мы не узнаем новые подходы, то объем продаж может упасть еще на 5 %, что повлечет за собой снижение заработной платы. В случае если мы увеличим объем продаж, то вы будете получать дополни­тельно 3 % вознаграждения к своей заработной плате».

Есть люди, которых не интересует вопрос «зачем», они просто хотят, чтобы вы дали им как можно более подробную информа­цию — этим людям нужно знать ответ на вопрос «что».

Некоторые хотят знать, «как» они смогут использовать вашу информацию. Им нужно вписать ее в реальное для них окружение.

В любой аудитории у слушателей разные виды восприятия. «Глобальные» люди рассчитывают увидеть общую картину, «под­робным» людям нужна конкретика. Объясняйте «глобально», о чем вы будете говорить, — приводите блоки. Потом разбирайте (конкретизируйте) каждый блок отдельно до мельчайших деталей.

Пример 1. «Общая картина». Сегодня мы с вами рассмотрим схему построения системы продаж, из каких основных блоков она состоит. «Конкретная картина». А теперь детально рассмотрим каждый блок в отдельности, из чего он состоит и как работает.

Пример 2. Если вы вернетесь к началу темы, то можете заметить, что я начинал с общей картины: «Любое обучение можно разделить на две части: содержание и процесс...» Сейчас мы рассматриваем каждый блок более детально.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЮМОР

Подробнее об этом см. «Понравьтесь своему персоналу». Мы рассмотрели те области, на которые нужно обращать внима­ние, планируя содержание тренинга или собрания.

Памятка менеджеру о том, как проводить обучение персонала

1. Что вы должны знать о содержании.

2. Упорядочьте материал.

3. Привлеките внимание каждого.

4. Используйте юмор. На практике очень редко все идет точно по плану. Просто невоз­можно предугадать, как ваша аудитория будет с вами взаимодейст­вовать, так что вам будут нужны определенные умения ведения процесса.

УПРАВЛЕНИЕ СОСТОЯНИЕМ

Тот, кто достигает лучших результатов, знает все об управлении своим состоянием. Нервозность и беспокойство — это естественная реакция, и мастерство заключается в том, как нахо­дить ресурсное состояние.

Создайте собственное пространство

Ключом к вашему чувству комфорта в любой ситуации тренинга (выступления) служит преобразование данного про­странства в "ваше личное пространство Придите на место выступле­ния заранее и осмотрите его. Удостоверьтесь, что сиденья располо­жены так, как вы этого хотите. Займите ваше место (сидя или стоя — так, как это будет во время выступления), помолчите неко­торое время и затем начните свою речь наиболее подходящим для данного помещения голосом. Пройдите в зал, займите место в ауди­тории и послушайте самого себя выступающего, чтобы понять и по­чувствовать, как пространство комнаты и вы воспринимаетесь с точки зрения участника группы. Сдвиньте или переставьте как ми­нимум один физический объект — стул, стакан воды — просто для того, чтобы сделать это пространство вашим собственным.

Контролируйте свое физиологическое состояние

Важно сохранять позу, выражающую уверенность в себе. Для большинства людей лучше всего прямая, расслабленная поза, голова слегка поднята вверх, вы смотрите на аудиторию и уста­навливаете контакт глазами с отдельными людьми. В случайном порядке выбирайте людей и держите с ними контакт глазами око­ло 3 секунд. Это даст им понять, что вы обращаетесь к ним персо­нально.

3.Контролируйте свое дыхание

Ритм и глубина дыхания очень сильно влияют на ваше со­стояние. Вам желательно выйти к аудитории в расслабленном со­стоянии, но не настолько расслабленном, чтобы ваша речь была медленной. Дышите глубоко и ровно с тем ритмом, в котором вы чувствуете себя расслаблено. Если ваше дыхание будет ровным, то и речь ваша будет плавной.

Контролируйте свой голос

У голоса есть определенный диапазон тона, высоты, звуч­ности, темпа и громкости. Хороший специалист по презентациям использует весь диапазон голоса для подчеркивания каких-то мо­ментов. Сочетайте голос с позой тела и жестами. От глубокого, громкого голоса для подчеркивания серьезности момента перехо­дите к более мягкому, тихому голосу, привлекая внимание аудито­рии к маленькой, но важной детали.

Контролируйте свои жесты

Потренируйтесь заранее, чтобы во время вашего выступ­ления руки вам не мешали. Постарайтесь избавиться от ненужных суетливых движений. Не стоит класть руки в карманы и вынимать их оттуда, крутить пальцы, перекладывать бумаги, тереть руки, вертеть ручку и т. п. Ваша аудитория заметит неряшливые жесты.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: