ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Цель работы – приобретение умений в работе с базами данных на примере СУБД Access

ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Основные понятия баз данных

Компьютерные базы данных являются основой большинства автоматизированных информационных систем и служат средством рационального и эффективного хранения информации. Базы данных обеспечивают надежную защиту данных от случайной потери или порчи, экономно используют ресурсы (людские и технические) и снабжаются механизмами поиска информации.

В широком смысле под базой данных понимают совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. В узком смысле база данных – это именованная и определённым образом организованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащая изучению. Поскольку предметная область обычно неупорядочена и имеет очень сложную структуру, то для создания баз данных используют упрощенные описания предметной области в виде модели данных.

Модель данных – формально определённая структура, которая используется для представления данных. Модели данных разделяют на иерархические, сетевые и реляционные. Иерархическая модель данных организует данные в виде древовидной структуры, сетевая – в виде сетевой, реляционная модель – в виде таблиц (отношений).

Сущностью (информационным объектом) называют элемент предметной области, информация о котором интересует пользователя. Каждый информационный объект описывается рядом основных свойств – атрибутов. Атрибутом называют именованную характеристику объекта. Он показывает, какая информация об объекте интересует пользователя и должна храниться в базе данных.

Например, предметная область – высшее учебное заведение; сущности – студент и преподаватель; атрибуты – фамилия студента, его адрес проживания, группа, фамилия преподавателя, дисциплина, по которой он проводит занятия, учёное звание и учёная степень.

Для централизованного управления массивами данных в базе используют систему управления базой данных. Системой управления базой данных (СУБД) называют комплекс программных и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и совместного применения базы данных любыми пользователями. Иначе говоря, СУБД выступает в качестве интерфейса между пользователями и базой данных. Существующие СУБД по типам моделей данных делятся на реляционные, иерархические и сетевые.

Реляционные модели данных

В последнее время в большинстве СУБД используется реляционная модель данных, в которой данные представляются в виде совокупности взаимосвязанных таблиц. Такое взаимоотношение между таблицами называется связью.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие виды связей:

1) связь "один к одному" (1 « 1), при которой каждой записи из А соответствует одна определённая запись из В (например, в каждом государстве существует одна политическая столица);

2) связь "один ко многим" (1 « ¥), при которой каждой записи из А соответствует несколько записей из В, (например, на станке осуществляется обработка несколькими инструментами);

3) связь "многие к одному" (¥ « 1), при которой множеству записей из А соответствует одна определённая запись из В (например, несколько жильцов живут в одном доме);

4) связь "многие ко многим" (¥ « ¥), при которой множеству записей из А соответствует множество записей из В, (например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Связи устанавливаются посредством ключевых полей или ключей. Первичным ключом называется поле, содержащее только уникальные записи. Внешний ключ – это поле, содержащее значения ключевого поля другой таблицы. Внешние ключи используются для установления логических связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливается путём присваивания значений внешнего ключа одной таблицы значениям ключа другой таблицы.

Основные объекты СУБД Access

СУБД Access при обработке информации рассматривает базу данных как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих базы данных с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

1. Таблицы, представляющие собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о сущностях предметной области в определённой структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

2. Запросы, являющиеся объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в базе данных таблиц. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определённой таблице. Кроме того, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в базе данных.

Можно выделить следующие основные виды запросов в Access:

- Запрос на выборку (простой запрос), позволяющий выбирать из таблиц содержащуюся в них информацию по заранее заданному условию.

- Параметрический запрос, представляющий собой запрос на выборку, в котором условие отбора определяется во время его выполнения.

- Запрос с вычисляемым полем, позволяющий не только выбирать из таблиц содержащуюся в них информацию, но также производить вычисления и отображать результат вычисления в результирующей таблице.

- Запрос на обновление записей в таблице.

- Запрос на добавление записей в таблицу, переносящий (добавляющий) данные из одной таблицы в другую.

- Запрос на создание таблицы.

- Перекрёстный запрос, представляющий собой сводную таблицу, в которой данные могут быть сгруппированы определённым образом, а также может подсчитываться среднее, максимальное, минимальное и другие значения.

3. Формы, представляющие собой объекты, которые используются для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение на экране имеющейся в базе данных информации.

4. Отчеты, являющиеся объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определённом формате на печать.

5. Макросы, являющиеся объектами, которые предназначены для автоматического выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т.д.

6. Модули, представляющие собой объекты, которые используются для хранения программ, написанных на VBA. Модули позволяют использовать процедуры обработки событий.

Типы полей в Access

При создании структуры таблицы необходимо задать типы полей, которые будут в ней использоваться. Тип поля определяется типом данных, которые в нем хранятся. Можно выделить следующие типы полей в Access:

1). Текстовый – используется для хранения строковых данных с длиной до 255 символов;

2). Поле MEMO – тоже поле текстового типа, которое может содержать до 65535 символов и предназначено для хранения комментариев (не может быть ключевым полем);

3). Числовой – хранит числовую информацию, длина поля зависит от значения свойства Размер поля;

4). Дата/время – хранит значение времени и даты, с помощью свойства Формат поля задаётся способ представления значения;

5). Денежный – используется для проведения денежных расчётов с точностью до 15 знаков в целой и 4 знаков в дробной частях;

6). Счётчик – по умолчанию значения поля уникальные целые числа, последовательно возрастающие на единицу; значение этого поля нельзя изменить или удалить (ввести); используется в качестве первичного ключа таблицы;

7). Логический – хранит логические данные, имеющие одно из двух возможных значений: да/нет, истина/ложь, вкл./выкл.;

8). Поле объекта OLE – используется для вставки объекта другого приложения, например, рисунка, фотографии, звука и т.д. (меню Вставка, Объект);

9). Гиперссылка – можно указать путь к файлу на жёстком диске или адрес (универсальный указатель ресурса) Web-страницы в сети Интернет;

10). Мастер подстановки – выбор этого типа данных запускает Мастер подстановок, обычно используется для внешних ключей, реализует первый способ создания поля подстановки (поле с раскрывающимся списком) в режиме конструктора таблиц.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Данная лабораторная работа предполагает выполнение следующих этапов:

1. Изучить методические указания к лабораторной работе.

2. Пройти собеседование с преподавателем и получить задание для выполнения работы.

3. Разработать структуру таблиц и модель базы данных и согласовать их с преподавателем.

4. Создать таблицы.

5. Установить связи между таблицами.

6. Включить "Обеспечение целостности данных" для всех связей"

7. Создать формы для заполнения таблиц

8. Заполнить таблицы.

9. Создать следующие виды запросов:

- на выборку (4 запроса);

- параметрический запрос;

- запрос, включающий вычисляемое поле;

- запрос на обновление записей в таблице;

- запрос на добавление записей;

- запрос на создание таблицы;

- перекрёстный запрос.

10. Создать два отчёта на основе созданных запросов.

11. Оформить и защитить отчет по лабораторной работе.

ПРИМЕР ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: